27 juni, 2014

Economie & Werk

In de Economische Agenda 2020 hebben samenwerkende partijen een gezamenlijke visie opgesteld over de toekomst van de Leidse regio. Een van de concrete actiepunten is om Leiden nadrukkelijker op de kaart te zetten als congresstad. Het zaaien is begonnen, de komende jaren is het tijd om te oogsten.

Daar stonden ze dan in maart van dit jaar op het podium van de Stadsgehoorzaal Leiden, de kersverse congresambassadeurs van Leiden (zie foto boven). Middels het zetten van een handtekening beloofden zij plechtig zich te zullen inzetten om Leiden als congresstad te promoten binnen hun netwerk. Inmiddels zijn er zeventig prominenten uit de kennissector en het bedrijfsleven die zich aan dit doel hebben verbonden en de verwachting is dat er aan het einde van 2014 ongeveer honderd ambassadeurs zullen zijn. Dat is belangrijk, want congressen zijn serious business.

Alle ingrediënten aanwezig

Hoewel er geen exact prijskaartje aan is te hangen, levert een congres met enkele honderden bezoekers de stad naar schatting enkele tonnen aan euro’s op. Het zijn inkomsten die eigenlijk nauwelijks investeringen vergen, alle ingrediënten om een congres te kunnen organiseren zijn namelijk al aanwezig: Leiden telt enkele adequate congreslocaties, de stad is internationaal goed bereikbaar (lees: in de nabijheid van Schiphol) en met een fraaie site visit leidse schouwburghistorische binnenstad en een groot museumaanbod valt er veel te beleven. Bovendien zorgen de aanwezigheid van de Universiteit Leiden en het LUMC ervoor dat er in Leiden een groot netwerk aan belanghebbende personen rondloopt.

Feitelijk beschikte Leiden over een goudmijn die niet of nauwelijks werd aangeboord. Onder aanvoering van Leiden Marketing is dat iets waarin verandering wordt aangebracht. Met hulp van burgemeester Henri Lenferink, Ferry Breedveld, voorzitter Raad van Bestuur LUMC, en Carel Stolker, rector magnificus Universiteit Leiden, werd een brief verspreid onder hoogleraren in Leiden met de vraag of zij congresambassadeur wilden worden. “We hoopten op tien tot vijftien aanmeldingen, maar binnen de kortste keren hadden we er al veertig binnen”, kijkt Yvonne Kret terug. Namens Leiden Marketing is zij degene die de congresstrategie handen en voeten geeft. “We werden eerlijk gezegd een beetje overvallen door het enthousiasme. Daarnaast hadden we ook niet verwacht dat we nu al de eerste aanvragen voor congressen binnen zouden hebben.”

Handen opsteken

Want dat is wonderbaarlijk genoeg binnen een paar maanden al het geval. De vraag rijst waarom er niet eerder congressen naar Leiden werden gehaald? “Dat heeft te maken met bewustwording”, denkt Kret. “De mensen die zich nu hebben opgegeven als ambassadeur, realiseerden zich eerder niet dat een congres ook prima in Leiden kan worden gehouden. Het is echt niet zo dat ze allemaal met een congres onder de arm bij mij voor de deur staan, maar ze zijn nu wel alert om tijdens gesprekken en bijeenkomsten hun hand op te steken en Leiden onder de aandacht te brengen. Meer hoeven de ambassadeurs eigenlijk niet te doen. Als de interesse is gewekt, nemen wij als Leiden Marketing het stokje over.”

'We streven naar een topvijf-klassering'

Wat volgt is een uitgebreide biedingsprocedure, want de organisatoren van een congres gaan niet over één nacht ijs. “Sommige congressen hebben een lange leadtime. Diverse steden wordt gevraagd een bidbook in te leveren en als dat in de smaak valt kom je op een shortlist te staan. Aan de steden die dan nog over zijn, wordt vaak nog een site visit gebracht. Pas daarna wordt een definitieve keuze gemaakt.” Kret verontschuldigt zich voor alle termen die over tafel vliegen. “Daaraan kun je wel merken dat ik er de laatste tijd enorm druk mee bezig ben.”

Klein Amsterdam

“Laatst hadden we trouwens nog een site visit”, vervolgt de marketeer. “Een van de bezoekers zei toen: Het is hier net Klein Amsterdam en misschien nog wel leuker. Leiden is natuurlijk lekker overzichtelijk met veel voorzieningen op loopafstand van elkaar. In grote steden wil het nog wel eens gebeuren dat congresgangers verdwalen. Hier heb je dat niet. De burgemeester kwam ook nog even langs tijdens het bezoek, dat geeft wel aan site visit pieterskerkdat hij het belang ervan inziet.” Lekker overzichtelijk, een kleine kans om te verdwalen, een burgemeester die langskomt; het klinkt een beetje kneuterig. “Nou, met die kwalificatie doe je ons tekort”, reageert Kret. “Ik zou het eerder omschrijven als klein maar fijn.”

Die positionering heeft ook te maken met de omvang van de congressen waar Leiden op mikt. “Congressen met dertigduizend bezoekers moeten wij niet willen, daar hebben we de faciliteiten niet voor”, weet Kret. “Vijfhonderd tot zeshonderd deelnemers, dat is een mooi maatje voor Leiden, al zouden we ook nog wel 1500 mensen kwijt kunnen. De meeste congressen duren gemiddeld drie tot vijf dagen. Sommige deelnemers komen een paar dagen eerder of plakken er een korte vakantie aan vast, waarbij het ook gebruikelijk is dat partners meekomen. Dat genereert al met al mooie spin-off voor de stad.”

Via Barcelona naar de topvijf

De gemiddelde deelnemer aan internationale congressen geeft 360 euro per dag uit. Onder meer aan verblijfkosten, eten, souvenirs en reiskosten. Wat dat betreft is het logisch dat partners in de stad bij de congresstrategie zijn betrokken. Leiden Marketing, Gemeente Leiden, Universiteit Leiden, Pieterskerk Leiden, Hooglandse Kerk, Holiday Inn Leiden, Stadspodia Leiden, CORPUS ‘reis door de mens’, Arriva en Boerhaave Congres Service van het LUMC hebben een convenant afgesloten, waarin zij hebben afgesproken om de komende drie jaar samen te werken en financiële middelen beschikbaar te stellen. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk dat Leiden in november vertegenwoordigd is tijdens een vooraanstaande congresbeurs in Barcelona.

Dat de congresstrategie de stad iets gaat opleveren is wel duidelijk. Op de ICCA-lijst (waarop internationale congressen in kaart worden gebracht) steeg Leiden in 2013 al naar de zesde positie als het gaat om internationale congressen in Nederlandse steden. Het aantal congressen dat aan de maatstaven van het ICCA voldeed, steeg ten opzichte van 2012 van acht naar dertien. Leiden passeerde daarmee onder meer Delft, Eindhoven en ook Noordwijk, dat zich al langer profileert als congreslocatie. “En we streven naar een topvijf-klassering”, zegt Kret. Daarmee zou Leiden zich positioneren achter Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht.

Vorige artikel

Volgende artikel

Made in Leiden: In Ovo

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de beste artikelen